La gestion des cotisations aux abonnés peut paraitre simple pour une bibliothèque qui dispose de 2 ou 3 types de cotisation… quoi que… Au-delà de 3, la tâche devient plus complexe et la répétition fastidieuse au quotidien.
Effectivement, plusieurs paramètres sont à prendre en compte pour attribuer une cotisation. La répétition fait que la tâche peut être plus ou moins fastidieuse au quotidien. Mais Decalog SIGB a les outils pour vous aider !
Des abonnés prévenus de l’arrivée à échéance de leur cotisation de bibliothèque
Tout d’abord la prévention : Decalog SIGB permet à votre bibliothèque d’avertir automatiquement vos abonnés que leur cotisation arrive à échéance.
Ces usagers sont prévenus par mail et/ou un SMS. Ils peuvent ainsi anticiper la nécessité de renouveler leur cotisation et son paiement éventuel. Vous retrouvez la trace de cet envoi sur la fiche Abonné.
Le message est envoyé selon le nombre de jours avant la date de fin de cotisation défini dans les paramètres d’administration du réseau, au niveau de la « communication abonnés ».
L’alerte reste bien entendu optionnelle. Elle est à la libre appréciation de votre médiathèque. Ainsi, si vous êtes en réseau, seuls les abonnés des médiathèques qui ont activé l’option pourront être prévenus.
Une cotisation adaptée à la situation actuelle de l’abonné automatiquement proposée
Comment ?
La sélection d’une cotisation pour un abonné dépend de plusieurs critères : âge, situation professionnelle, situation géographique, etc.
Le paramétrage de conditions sur l’abonné, pour chaque cotisation rend plus fluide l’attribution des cotisations dans le logiciel en automatisant le choix de la cotisation la plus adaptée.
Quand ?
Les propositions automatiques de cotisations sont disponibles :
- Lors de l’inscription d’un nouvel abonné : Decalog SIGB vous propose la cotisation la plus adaptée pour l’abonné selon les informations indiquées sur sa fiche.
- Lors du renouvellement de la cotisation d’un abonné : Decalog SIGB présente la même cotisation pour l’abonné ou une cotisation plus adaptée à l’âge et à la situation de l’abonné à l’instant T.
Quelques cas concrets :
- Votre bibliothèque possède une cotisation « Jeunesse » proposée aux abonnés de moins de 16 ans et une cotisation « Adulte » au-delà de cet âge.
Il suffit de renseigner les conditions d’âge sur les deux cotisations – « jusqu’à 16 ans » pour la cotisation « Jeunesse » et « au moins 16 ans » pour la cotisation Adulte – pour que ces deux cotisations soient proposées automatiquement aux abonnés selon leur âge. Un abonné dont la cotisation « Jeunesse » est valable du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022 et qui a eu 16 ans en 2021 se verra proposer une cotisation Adulte lors du renouvellement de sa cotisation.
- Votre médiathèque propose la cotisation « Jeune interne » ou « Jeune externe » aux abonnés qui ont entre 12 et 18 ans selon qu’ils habitent ou non dans la commune, et la cotisation “Adulte“ au-delà de 18 ans. Il est dans ce cas nécessaire de conditionner l’âge et la catégorie d’abonné sur les 3 cotisations concernées.
Lors du renouvellement de sa cotisation, l’abonné qui a eu 18 ans dans l’année se verra automatiquement attribuer la cotisation “Adulte“ au lieu de la cotisation “Jeune interne/externe“ qu’il avait jusque-là.
- Votre médiathèque alloue la cotisation « Jeune – imprimés » ou la cotisation « Jeune – multimédia » aux abonnés mineurs et la cotisation « Adulte – imprimés » ou « Adulte – multimédia » aux abonnés majeurs.
Il est nécessaire de préciser les critères d’âge et rajouter la condition supplémentaire « peut faire suite à la cotisation », en indiquant cette cotisation conditionnelle pour disposer d’une proposition automatique adaptée.
L’ensemble des autres cotisations valables restent sélectionnables ; une alerte est affichée si des conditions sur l’abonné sont non vérifiées.
Être alerté
Selon les conditions définies sur les cotisations, la bibliothèque peut choisir d’être alertée dans le cas où la cotisation en cours ne convient plus à l’abonné (vérification des conditions définies sur la cotisation).
En cochant la case “Afficher un avertissement si une cotisation est inappropriée pour un abonné” dans ses préférences utilisateur, l’utilisateur Decalog SIGB pourra remplacer une cotisation en cours par une autre cotisation plus adaptée à l’âge ou à la situation de l’abonné, sans avoir à attendre l’échéance de la cotisation.
Communication à l’abonné de l’état de son compte en un clic
Vos abonnés s’informent régulièrement de la validité de leur(s) cotisation(s) ? Ou plus globalement de la situation de leur compte lecteur à la banque de prêt-retour ?
Pour gagner du temps mais surtout pour disposer d’un état clair et complet sans avoir à chercher l’information sur les différents canaux, Decalog SIGB permet d’envoyer un récapitulatif par mail à l’usager, ou au représentant d’un regroupement, par simple clic depuis l’écran des prêts-retours. Cet état contient les informations suivantes :
- Prêts en cours
- Prêts numériques en cours – Option PNB
- Réservations en cours
- Suggestions d’acquisition en cours – Options « Gestion des suggestions d’achat et des commandes » et « Gestion des abonnés destinataires d’une suggestion d’achat »
- Cotisations
- Dettes
- Crédits restants – Option « Porte-monnaie ».
