Vous gérez les commandes de documents et abonnements aux périodiques depuis votre logiciel de gestion de bibliothèque Decalog SIGB.
Connaissez-vous la fonction de relance par mail pour prévenir vos fournisseurs des manquants à vos commandes ? Ou des problèmes quelconques relatifs aux exemplaires ?
La fonction de relance aux fournisseurs est une option facultative. Vous avez la possibilité de l’activer ou non pour chacun des fournisseurs voire pour chaque abonnement de périodiques.
La fonction de relance aux fournisseurs permet, à travers un traitement par lot, de lister l’ensemble des documents ou numéros de périodiques manquants ou posant difficulté.
Vous avez la possibilité d’affiner la liste en la filtrant sur :
- Un fournisseur
- Un titre de périodique ou une commande particulière selon le type de fournisseur.
Et d’exporter les listes vers un tableur.
De plus, vous pouvez envoyer la liste produite directement au fournisseur concerné.
Une phase d’analyse permet de visualiser les lignes d’abonnements ou commandes valides et non valides avant confirmation d’envoi, fournisseur par fournisseur puis abonnement/commandes par abonnement/commandes.
La phase d’analyse terminée, vous pouvez envoyer un e-mail de test pour contrôler que l’envoi correspond bien aux attentes.
Une ligne d’abonnement ou de commande est considérée comme non valide si :
- La ligne d’abonnement/commande correspond à celui d’un autre site.
- Il manque une information indispensable sur la fiche « Fournisseur » (mail, contact et/ou modèle de relance – Objet et texte par défaut).
- Vous avez déjà envoyé une relance.
À noter que la liste des relances fournisseur précise le nombre de relances et la date de dernière relance. Elle précise également l’état de l’abonnement ou dans la commande.
Vous disposez de Decalog SIGB mais la gestion des commandes et/ou la gestion des abonnements de périodiques n’est pas activée, Contactez notre service Support.
Nous sommes et restons évidemment à votre écoute pour toute évolution de cette fonctionnalité !
