Le récolement, ou inventaire des collections, est une étape incontournable dans la gestion d’une bibliothèque. Il permet de vérifier la présence et l’état des documents, d’identifier les ouvrages manquants ou abîmés, et de mettre à jour le catalogue. Bien qu’indispensable, cette opération peut être complexe sans une organisation optimale.
Voici 5 conseils pratiques pour simplifier le récolement, tout en gagnant en efficacité.
1. Préparez votre récolement en amont
Un récolement réussi commence par une préparation minutieuse.
- Définissez un calendrier précis pour éviter de perturber les services aux usagers.
- Organisez le travail par zones ou catégories : par exemple, fiction adulte, bandes dessinées, ou documentaires jeunesse.
- Vérifiez vos outils : votre système de gestion de bibliothèque (SIGB) doit être à jour, et les lecteurs de codes-barres ou RFID doivent fonctionner correctement.
Cette étape préparatoire vous fera gagner du temps et minimisera les oublis.
2. Impliquez toute l’équipe
Le récolement ne doit pas être une mission solitaire. Mobilisez l’ensemble de l’équipe pour partager les tâches :
- Vérification des documents sur les rayons.
- Mise à jour des données dans le SIGB.
- Identification des anomalies (ouvrages absents, non catalogués, ou mal rangés).
Pour que chacun reste motivé, fixez des objectifs quotidiens et célébrez les étapes accomplies. Une bonne organisation collective améliore aussi l’ambiance de travail !
3. Utilisez les outils numériques adaptés
L’ère du carnet papier est révolue ! Exploitez les technologies à votre disposition :
- Si votre bibliothèque est équipée de la RFID, utilisez les antennes de lecture pour un récolement rapide.
- Dans le cas d’un système basé sur des codes-barres, optez pour des scanners portables connectés à votre SIGB.
- Certains logiciels comme Decalog SIGB, proposent des fonctionnalités spécifiques pour simplifier le récolement et automatiser les rapports.
Ces outils réduisent les erreurs humaines et accélèrent le processus. A noter également que Decalog SIGB permet de réaliser le récolement tout en maintenant la médiathèque ouverte. En effet, il intercepte les entrée et les sorties pour les mettre présentes dans tous les récolements concernés.
4. Analysez les résultats en détail
Le récolement n’est pas qu’un simple comptage : c’est une occasion de mieux connaître l’état de vos collections. Une fois les données collectées :
- Identifiez les documents manquants pour décider de leur remplacement.
- Repérez les doublons inutiles ou les ouvrages peu empruntés pour envisager un désherbage.
- Vérifiez l’état matériel des livres et programmez les réparations nécessaires.
Cette analyse vous aidera à planifier vos prochains achats ou réorganisations.
5. Communiquez sur votre récolement
Expliquez à vos usagers pourquoi le récolement est essentiel : cela valorise votre travail tout en évitant les frustrations liées à des rayons temporairement inaccessibles. Vous pouvez :
- Afficher un message dans la bibliothèque ou sur votre portail web.
- Partager une publication sur les réseaux sociaux pour informer et sensibiliser le public à l’importance de ce travail.
Cela renforcera la confiance de vos usagers et montrera que vous investissez dans l’amélioration de leurs services.
Conclusion
Un récolement bien mené est une étape clé pour garantir la qualité et la pertinence des collections en bibliothèque. Avec une préparation rigoureuse, des outils adaptés et une bonne implication de l’équipe, cette mission peut se transformer en une opportunité pour optimiser vos fonds et améliorer l’expérience des usagers.
Alors, prêts à passer à l’action ? 📚
