21mars

Récoler le fonds documentaire avec Decalog SIGB

Decalog SIGB facilite le travail de récolement des bibliothécaires.

Le récolement permet de mettre à jour le catalogue en identifiant les documents réellement présents en rayon. Il permet également d’orienter les acquisitions dans le cas d’ouvrages manquants ou en mauvais état. De nombreux établissements effectuent cette opération chaque année de manière complète ou partielle selon l’importance des collections. C’est une opération qui peut être longue.

Le SIGB propose de scanner le code-barres des documents présents en suivant l’ordre des rayons à l’aide d’une douchette sans fil avec mémoire interne ou en déplaçant les ouvrages près du poste de travail. Le module de récolement a pour finalité d’éditer une liste des documents manquants, issus de la comparaison entre les codes-barres des exemplaires scannés et de ceux de la base bibliographique.

Avec Decalog SIGB, il est possible :

  • d’effectuer le récolement même si la bibliothèque est ouverte
  • d’ignorer l’inventaire des documents dont il est certain qu’ils sont présents et traiter automatiquement le cas des exemplaires qui ne sont pas dans la bibliothèque car en prêt, localisés dans un autre site, etc.

Il est possible de contrôler la localisation des exemplaires par rapport à leur cote, d’effectuer un désherbage en mettant de côté les documents peu prêtés, etc.

 Catalogage : récolement du fonds

Le récolement de Decalog SIGB est une fonctionnalité accessible depuis le module « Catalogues ».

Création d’un récolement

Un récolement peut porter sur l’intégralité des exemplaires de la bibliothèque (site dépositaire pour les réseaux de bibliothèque) ou sur une sous-partie des exemplaires du fonds par le biais d’un panier d’exemplaires. Il est possible de créer plusieurs récolements simultanés.

Recolement Decalog SIGB

A la création d’un récolement, les exemplaires concernés sont par défaut considérés comme manquants (pastille rouge).
Comme indiqué en introduction, certains d’entre eux peuvent cependant être automatiquement notés « considérés présents » (pastille orange) sans qu’il soit nécessaire d’en faire l’inventaire manuel :

  • exemplaires en prêt, et prêtés depuis une certaine date (par défaut, dans les 6 derniers mois)
  • exemplaires prêtés à un abonné fonctionnel (documents en réparation ou en animation, etc.)
  • exemplaires attribués à une réservation (mis de côté dans l’attente de leur retrait par l’abonné)
  • exemplaires localisés temporairement dans un autre site (transférés pour une réservation, présents par erreur sur un autre site, etc.).

Etats des exemplaires d'un récolement Decalog SIGB

Ainsi la bibliothèque peut :

  • s’épargner l’inventaire de certains documents dont on a la quasi-certitude qu’ils sont présents
  • traiter des exemplaires qui ne sont pas, au moment du récolement, dans la bibliothèque (en prêt, localisés dans un autre site, etc.).

L’objectif d’un récolement est d’avoir la certitude de l’état « manquant » d’un exemplaire et ainsi de s’assurer de son absence réelle avant une éventuelle suppression. Ces exemplaires peuvent donc être scannés dans le module de récolement. Ils passeront ainsi du statut « considéré présents » au statut « présents ».

Inventaire des exemplaires

Le récolement ayant été créé, l’inventaire des exemplaires présents (pastille verte) peut se faire de 3 façons :

  • manuellement en scannant son code-barres dans le champ prévu à cet effet

Saisie CAB Récolement Decalog SIGB

  • par intégration d’un fichier texte de codes-barres

Intégration fichier Récolement Decalog SIGB

  • par saisie du code-barres en circulation ce qui rend le récolement possible même si la bibliothèque est ouverte. Les transactions effectuées en mode déconnecté sont également déduites du récolement lors de leur intégration.

Une fois le récolement terminé, il est nécessaire de le clore. Le clic sur le bouton « Clôturer » propose le prêt des exemplaires manquants à un abonné fonctionnel dans le but de les supprimer ultérieurement.

À noter qu’un récolement clôturé (et non encore supprimé) peut être réactivé.

Contrôles sur les exemplaires

Le récolement d’un fonds est également l’occasion de réaliser des contrôles de rangement, relocalisation ou désherbage lors du scan d’un exemplaire. Les paramètres de lecture permettent d’alerter l’utilisateur si :

  • l’exemplaire appartient à un autre site (dans le cadre d’un réseau de bibliothèques)
  • l’exemplaire fait partie d’un autre récolement
  • l’exemplaire est mal intercalé (cote)
  • l’exemplaire est peu prêté.

Contrôles au récolement dans Decalog SIGB

À tout moment, il est possible d’effectuer des recherches dans la liste des exemplaires du récolement à des fins de vérification, d’édition de listes ou de traitement (prêt à un abonné fonctionnel).

Télécharger la fiche en .pdf

Posté par Decalog  Posté le 21 Mar 

0 Commentaire(s) posté(s)