26janvier

Le musée Médard de Lunel choisit Decalog FLORA

Le musée Médard de Lunel (34) conserve la précieuse collection du bibliophile Louis Médard (1768-1841), natif de Lunel. Constituée dans la première moitié du XIXe siècle, cette collection rassemble plus de 4800 volumes datant du XIIe au XIXe siècle. Outre le fonds de livres anciens, en tant que centre d’interprétation du livre et du patrimoine écrit, le musée Médard a pour objectif de conserver le patrimoine lié aux arts et métiers du livre.

Cabinet_Musée_Medard_Lunel Cabinet de Louis Médard

Collections_Musée_Medard_Lunel Vue d’une armoire de la bibliothèque

Le musée s’est informatisé récemment avec Decalog Flora. Nous avons interrogé Morgane Rubio, Responsable de la diffusion numérique des collections du Musée Médard sur ce projet.

Dans quel cadre s’est insérée la réinformatisation du Musée Médard ? Quel en était le projet ?

Le projet d’informatisation des collections a débuté suite à l’obtention de l’appellation musée de France en juillet 2017. Cette appellation a renforcé les besoins du musée d’avoir un logiciel professionnel qui puisse rassembler toutes les données relatives aux collections en un même outil de gestion des collections et qui soit accessible à chaque membre de l’équipe, évitant ainsi les multiples tableaux Excel et fichiers photographiques stockés à divers endroits tout en étant conforme aux normes gouvernementales de gestion des données patrimoniales (registre réglementaire, récolement, diffusion Joconde, …).

Qu’est-ce qui vous a séduit dans notre système de gestion des collections Decalog Flora ?

Après avoir consulté la liste des logiciels conseillés par le Ministère de la Culture et avoir fait un sondage auprès d’autres institutions culturelles, notre choix s’est rapidement porté vers la solution proposée par Decalog : Flora Musées. Ce logiciel a été recommandé par plusieurs institutions et est utilisé notamment par des musées locaux.

Nous cherchions un outil capable de gérer à la fois des objets muséaux et des notices bibliographiques puisque c’est la particularité de notre fonds. Flora Musées a l’avantage, parmi d’autres possibilités, d’intégrer les normes et formats bibliographiques tels que UNIMARC, Dublin Core et EAD, ce qui est indispensable dans la gestion des notices bibliographiques du fonds Médard. Il s’adapte ainsi aux différents types de collections que possède le musée. L’objectif était également, à terme, de pouvoir mettre en ligne le fonds via un portail des collections, solution que proposait Decalog.

Comment s’est déroulée la mise en production (accompagnement, migration des données, formation) ?

Le projet s’est déroulé en deux étapes distinctes :

  1. Faire l’acquisition de la base de données Flora Musées (décembre 2018 – juin 2019)
    Dans un premier temps, une démonstration de la base nous a permis de découvrir l’outil et de nous familiariser avec son interface (décembre 2018). Ce fut également l’occasion de préciser nos problématiques en lien avec  l’ambiguïté des collections, à mi-chemin entre musée et bibliothèque. Nous avons ensuite travaillé sur la reprise des données grâce à un travail en étroite collaboration avec notre référent auprès de Decalog. Cette étape a pu s’effectuer dans les meilleures conditions possibles (janvier à juin 2019) avec l’insertion des diverses notices (biens, bibliographiques et photographiques). Une formation à l’ensemble de l’équipe pour apprendre l’utilisation de la base a clôturé cette première phase du projet. 
  1. Mettre en ligne le portail des collections
    Celle deuxième phase a débuté au mois de juin 2020 par un travail de Decalog sur la configuration et l’affichage du portail. Nous sommes intervenus à partir de septembre 2020 pour déterminer quelles rubriques nous voulions faire apparaître dans les notices du portail. La mise en production a pu se faire comme prévu fin décembre 2020. Malgré quelques modifications encore à apporter, le portail des collections est à ce jour fonctionnel.

Site-web_Musée_Medard_Lunel Vue de l’interface du site internet avec l’accès vers le portail des collections

Portail_Collections_Musée_Medard_Lunel Vue de la page d’accueil du portail des collections

En quoi le logiciel vous aidera-t-il, notamment durant la crise sanitaire que nous traversons, avec les périodes de fermeture de votre établissement et/ou des ouvertures limitées en nombre de visiteurs ?

Au niveau de l’organisation interne du musée, dans cette période où nous alternons travail en présentiel et télétravail, nous pouvons poursuivre nos missions de gestion des collections, même en télétravail puisque nous pouvons accéder à la base depuis n’importe quel poste équipé d’un accès internet.
Nous poursuivons donc la vérification des notices et complétons progressivement la base avec les notices et informations manquantes.

Le portail des collections, quant à lui, est un outil de première importance dans le contexte actuel de fermeture. La mise en ligne du fonds patrimonial nous permet de poursuivre la valorisation des colletions auprès du public. Les parcours thématiques permettent également de mettre en valeur différents axes de nos collections.

Pour conclure : « L’informatisation des collections : un projet d’importance »
L’acquisition de ce logiciel et le partenariat avec Decalog constitue un atout majeur pour le musée. En étant au cœur de la vie du musée, la base Flora Musées permet une mise en commun de l’ensemble des documents relatifs aux collections patrimoniales. Elle facilite ainsi le travail de l’équipe tout en alliant les préconisations ministérielles quant à la gestion réglementaire et scientifique des collections. Le portail des collections facilite la communication et la valorisation des œuvres en contribuant ainsi au rayonnement culturel du musée.

 

Posté par Decalog  Posté le 26 Jan 

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