14janvier

Importer une liste d’abonnés depuis un tableur dans Decalog SIGB

Vous disposez d’une liste d’usagers avec l’ensemble de leurs coordonnées ? Pas de panique ! Decalog SIGB permet de récupérer les informations de cette liste directement. Inutile de re saisir l’ensemble des données dans le logiciel de gestion de bibliothèque !

Format du fichier de données « Abonnés » à importer

Le transfert des données d’un fichier « abonnés » dans Decalog SIGB se fait naturellement depuis le module « Importations ». L’ensemble des données doivent être saisie dans un tableur.

Decalog_SIGB_Import_abonnes

Un fichier type est téléchargeable pour saisir les données au format supporté par Decalog SIGB. Ce fichier type contient 4 colonnes. Il s’agit des données à renseigner à minima :

  • Code-barres
  • Nom
  • Prénom
  • Date de naissance.

D’autres colonnes peuvent tout à fait être rajoutées. Les autres champs disponibles sont indiqués dans une seconde feuille du tableur accompagnés d’indications sur le format imposé des valeurs à renseigner.

L’interface d’importation d’un fichier d’abonnés est assez similaire à celle proposée pour l’importation Unimarc.
Quel que soit le mode d’importation choisi, la vérification d’un abonné existant dans la base de données sera effectuée. Si un abonné similaire est détecté, les informations le concernant dans le fichier à importer viendront remplacer les informations présentes sur sa fiche « abonné ».

Decalog_SIGB_Import_abonnes_fichier

Procédure d’importation

Decalog_SIGB_Import_abonnes_traitement

Le profil permet, sur la sélection des abonnés à télécharger :

  • de sélectionner la cotisation qui sera affectée à tous les abonnés créés dans la base
  • d’ajouter des informations supplémentaires sur chaque fiche créée ou modifiée (catégorie d’abonné ou piège)
  • de choisir d’envoyer ou non le mail d’activation du compte abonné aux abonnés créés.

Il est possible de disposer d’une analyse du fichier indiquant le nombre d’abonnés détectés dans le fichier, la façon dont ils seront traités et leur type (groupe ou personne).

Le traitement d’importation se lance une fois le profil renseigné et cette analyse effectuée.
Toute erreur sur l’une des fiches « abonné » créé est signalée en fin de traitement (ex : date de naissance invalide).
Une catégorie « Indication sur les données importées » est automatiquement créée dans le module Paramètres > Listes > Catégories d’abonnés, avec une valeur « Abonné à vérifier ». Il est ainsi possible de retrouver ces abonnés depuis la recherche avancée d’abonnés. La nature de l’erreur (s’il y en avait) est précisée dans le piège sur la fiche abonné.

Decalog_SIGB_Import_abonnes_analyse

Télécharger la fiche en .pdf

 

Posté par Decalog  Posté le 14 Jan 

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