10septembre

Gérer son budget dans Decalog SIGB

Connaître et suivre, pour chaque catégorie de documents, les dépenses passées, à venir et souhaitées, par rapport à un montant financier annuel défini, tel est l’intérêt d’une gestion budgétaire de son fonds bibliographique.

La gestion budgétaire dans Decalog SIGB fait l’objet d’une entrée de menu dédiée et accessible sur habilitation.

Decalog_SIGB_Menu_Budget

Attribuer les droits relatifs au budget

La gestion et la visualisation des budgets sont soumis à des droits pour chaque utilisateur, et chaque bibliothèque d’un réseau :

  • Vue sur les budgets
  • Création et modification des budgets et des lignes budgétaires
  • Etc.

Decalog_SIGB_Profil_Budget

Les profils de droits créés et attribués aux utilisateurs concernés, il est possible de paramétrer le fonctionnement du module « Budget ». Il peut définir pour chaque site du réseau :

  • L’obligation ou non d’utiliser la gestion budgétaire
  • Qui achète pour qui : les acquéreurs
  • A quel moment il est opportun de rendre obligatoire la ligne budgétaire : à partir de la suggestion, de la commande de l’exemplarisation, etc.
  • Etc.

Créer les budgets

La création d’un budget consiste à définir :

  • L’acquéreur, c’est-à-dire qui finance le budget
  • Son état : en préparation, en cours, pré-clôturé ou clôturé, défini automatiquement par l’exercice annuel sélectionné
  • Un montant autorisé et un dépassement autorisé éventuel
  • Un plan budgétaire constitué de lignes budgétaires

Decalog_SIGB_Budget

Utiliser les lignes budgétaires

Les lignes budgétaires sont imputées aux exemplaires. L’imputation budgétaire s’effectue ainsi à partir des modules :

  • Commandes
    • A la suggestion d’achat
    • A la commande
    • A la réception
  • Import
    • A l’importation du fichier de commande d’un prestataire avec le statut souhaité
  • Catalogues (exemplarisation hors module commandes)
    • A la mise à l’inventaire
    • A la création d’une suggestion d’achat

Des contrôles de cohérence sont effectués à la validation de la fiche Exemplaire (dépassement éventuel du budget, incohérence entre la date de mise à l’inventaire et l’année du budget, etc.).

Decalog_SIGB_Lignes_Budget

Suivi du budget

Le suivi des dépenses (budgets et lignes budgétaires) est effectué dans un module dédié « Suivi budgétaire ».

Les dépenses (coût des acquisitions d’exemplaires) sur une période donnée (par défaut l’année en cours) peuvent être édité sous forme de liste. Cette liste peut être filtrée sur plusieurs critères : acquéreur, fournisseur, commande, budget, fonds à budgétiser, panier de notices ou d’exemplaire….

Pour une analyse plus précise, il est possible de visualiser, sous forme de tableau ou de graphique, les dépenses réalisées (souhaitées, programmées et engagées) par rapport à ce qui a été fixé par les budgets et les lignes budgétaires.
Les résultats s’ajustent automatiquement au cumul des lignes budgétaires ou des budgets sélectionnés.

Decalog_SIGB_Suvi_Budget

A noter que la gestion et le suivi budgétaire dans Decalog SIGB sont totalement indépendants des modules de commandes ou suggestions. Tout dépend du niveau d’analyse que vous souhaitez apporter au budget de votre bibliothèque ou de votre réseau de médiathèques.

 

Télécharger la fiche en .pdf

 

Posté par Decalog  Posté le 10 Sep 

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