12décembre

Des outils de fusion pour nettoyer la base de données Decalog SIGB

Il est temps de faire le ménage dans les données de votre système intégré de gestion !

Au fil du temps et des saisies, il n’est pas rare de répéter les informations dans les bases de données de son logiciel de gestion. L’intégration de nouvelles bibliothèques dans le réseau est également un facteur important dans la création de doublons.

  • 2 fiches abonné dans Decalog SIGB pour un seul en réalité ?
  • Une notice en double ?
  • 3 autorités existantes mais des usages différents ?

Pour faciliter le nettoyage des bases, Decalog SIGB propose un outil de fusion de données. Abonnés, notices bibliographiques, autorités ou encore voies et communes peuvent ainsi facilement être dédoublonnés. Vous passez de 2 ou 3 fiches similaires à une seule en quelques clics.

Quelles données peuvent fusionner ?

Pour plus de lisibilité dans l’article, nous parlerons d’objets pour définir les abonnés, documents, séries, titres de périodiques, collections et autorités, voies et communes, autant d’éléments qui peuvent supporter la fusion des données.

Les fusions se font par « objet » de même type. Un abonné type « Personne » peut être fusionné uniquement avec un autre abonné type « Personne » par exemple. De même, une notice « document » fusionnera avec une autre notice « document ».

Concernant les notices bibliographiques, les fusions s’appliquent sur :

  • Les œuvres
  • Les documents
  • Les fascicules – qui ne peuvent être fusionnés qu’au sein d’un même titre de périodique
  • Les collections
  • Les séries
  • Les titres de périodique.

Comment fusionner les données ?

Quel que soit le type de fusion, le principe est le même : se positionner sur l’élément à conserver puis cliquer sur le bouton « Fusionner avec » pour accéder à la fonctionnalité de fusion.

Decalog_SIGB_fusion_données

Il suffit ensuite de sélectionner les objets qui seront fusionnés avec l’objet retenu. Par défaut, on conserve toutes les données de l’objet retenu ; les données des objets non retenus sont ignorées.
Les exemplaires, exemplaires numériques et suggestions des notices bibliographiques rejetées sont rattachées au document retenu. Les fascicules liés aux titres de périodique rejetés sont eux rattachés au titre de périodique retenu.

Ce fonctionnement peut être affiné par l’utilisation de profils de fusion. Les profils de fusion permettent, pour chaque élément de la fiche « objet », de préciser l’action à accomplir :

  • « Ne rien faire » sur la donnée renseignée sur l’objet retenu. Traitement par défaut, il consiste à conserver les données de l’objet retenu.
  • « Compléter » la donnée renseignée sur l’objet retenu avec les données des objets rejetés
  • « Remplacer » les données de l’objet retenu par celles de l’objet rejeté.

Decalog_SIGB_profil_fusion

Un clic sur « Fusionner » effectue la fusion des objets sélectionnés puis supprime les objets non retenus. Les éléments liés qui ne seraient plus utilisés par aucun autre objet sont également supprimés (regroupement d’abonnés, notices, autorités, etc.).

Decalog_SIGB_fusion_données_retenues

A noter

Les profils de fusion créés par un utilisateur Decalog SIGB sont sauvegardés. Les mêmes paramétrages du profil sont donc proposés au traitement de fusion suivante.

Ces traitements sont irréversibles. Les fusions de données peuvent de ce fait avoir des conséquences non négligeables sur l’ensemble de la base de données. Cette fonctionnalité est soumise à un droit utilisateur, paramétrable par l’administrateur du réseau dans les profils de droits.

La fusion sur les notices et les autorités est, elle, soumise à l’activation de l’option des grilles de catalogage paramétrables.

Télécharger la fiche en .pdf

 

Posté par Decalog  Posté le 12 Déc 

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